La Carta Comercial

Las cartas deben ser claras y lo más cortas posible, sin imitar los telegramas por supuesto. Planificando la carta y anotando luego los sujetos principales que hay que discutir, ésta puede ser mejorada y sólo lo que es absolutamente necesario será considerado para incluirlo en el lugar apropiado.

Al escribir a dos o varios departamentos de una sociedad, es mejor hacer dos o varias cartas cortas dirigidas a la atención de los departamentos correspondientes, en lugar de escribir una carta larga que trata muchos sujetos diferentes.

La ventaja de hacerlo así consiste en que cada asunto será seguido al mismo tiempo, mientras que, si los dos o tres asuntos hubiesen sido tratados en una sola carta, ésta podría quedarse en la oficina de la primera persona que debió leerla, siendo enviada al servicio siguiente después de que el primer servicio haya acabado con ella. También podría suceder que jamás llegue al segundo servicio y que sea archivada, no siendo ésta completamente atendida.

Las partes de una carta comercial son :

1) Encabezado o membrete
2) Fecha
3) Nombre y dirección del destinatario
4) Línea de Atención
5) Referencia, objeto o asunto
6) Saludo
7) Cuerpo
8) Fórmula de cortesía o despedida
9) Firma
10) Iniciales de identificación
11) Adjuntos o anexos

1) Encabezado o membrete, consta del nombre y la dirección de la empresa, el número de teléfono, etc. y de cualquier otra información pertinentese (forma jurídica u otra). Habitualmente es imprimido en la papelería de la sociedad. En caso contrario, en encabezado deberá ser mecanografiado.

2) Fecha, debería ser puesta entre el membrete y la dirección del destinatario. Las abreviaturas como : 14/07/2000 deben ser evitadas. Si la ciudad figura en el encabezado, ponga solamente la fecha.

3) Nombre y dirección del destinatario, ponga la calle y los números, utilizando un guión : Avenida 10-12. Si el nombre de la calle es un número, póngalo en letras : Calle Seis de Junio N° 10. Luego, el código postal seguido de la ciudad, y el país si se escribe al extranjero.

4) Línea de Atención : Si el autor quiere que su carta llegue a una persona en particular de la sociedad, puede utilizar la línea de atención. Atención : Sr. J. Morris o Sra. Jung. Esta se encuentra inmediatamente después de la dirección del destinatario.

5) Referencia, objeto o asunto : Es muy adecuado mencionar el sujeto u objeto de una carta. A este fin la línea de referencia es utilizada antes de la del saludo.

6) Saludo : Es tipeada dos o tres espacios arriba del cuerpo de la carta. Las formas son las siguientes :

Muy formal : Sr. Presidente/..., (dirigido a los cuerpos diplomáticos, militares, navales, editores, gobernadores, alcaldes o un presidente).
Formal : Señor.
Menos formal : Estimado Sr. Smith, muy señor mío.
Amistoso : Muy estimado Sr. Smith, estimado Charles.

7) Cuerpo.

8) Fórmula de cortesía o despedida : Debe haber una coherencia entre el tono de la carta y la fórmula de cortesía.

Formal : Atentamente, Muy atentamente,
Menos formal : Sinceramente, Cordialmente,
(seguida de una coma)

9) Firma : Debe ser seguida por el nombre del signatario y su título o puesto en la empresa. Ejemplo :

José Luis Rodríguez
Asesor Legal
Rodríguez & Asociados

10) Iniciales de identificación, se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11) Adjuntos o anexos : Se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos, éstos deben mencionarse en una nota de anexos (Adj.: ...)

12) Segunda hoja : Poner puntos suspensivos al final de página, algunas interlíneas debajo del texto señalan el paso a la página siguiente. Numerar arriba las páginas siguientes.

13) Posdatas : Estas van colocadas al margen inferior izquierdo antes de las iniciales (se escriben con tamaño de letra más pequeña que el texto de la carta). Se usan en las cartas de ventas (P.D.:....).


Estilos o formas de disposición de las cartas

Hay cuatro estilos para la disposición de la carta en la hoja del papel : bloque, semibloque, sangrado y bloque extremo.


block style block style block style block style
Bloque Semibloque Sangrado Bloque Extremo


1) Bloque – Es el estilo más común en la correspondencia. Es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

2) Semibloque – Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

3) Sangrado – El cuerpo de la carta es semejante al del estilo de semibloque; cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma. Este estilo no es común.

4) Bloque Extremo – Todas las líneas mecanografiadas comienzan del margen izquierdo, incluido la fecha y la firma. La ventaja de utilizar este formato consiste en que el mecanógrafo no necesita utilizar la tecla tabulador y, así, una economía de tiempo es obtenida.




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