La Lettre Commerciale

Les lettres doivent être claires et aussi courtes que possible, sans imiter les télégrammes bien sûr. En planifiant la lettre et notant ensuite les sujets principaux à discuter, la lettre peut être mieux arrangée et seulement ce qui est absolument nécessaire sera inclus et mis dans un endroit approprié dans la lettre.

En écrivant à deux ou plusieurs départements d’une société, il est meilleur d'écrire deux ou plusieurs lettres courtes adressées à l'attention des départements correspondants plutôt que d’écrire une longue lettre traitant beaucoup de sujets différents.

L'avantage de le faire consiste en que chaque affaire sera suivie en même temps, tandis que, si les deux ou trois affaires avaient été traitées dans une seule lettre, elle restera sur le bureau de la première personne qui a dû le lire et continuera au service suivant après que le premier service aie fini avec cela. Cela pourrait aussi arriver qu'elle n'arrive jamais au deuxième service, mais aux archives et la lettre ne sera pas complètement suivie.

Les parties d’une lettre commerciale sont :

1) L’En-tête
2) La Date
3) Nom et adresse du destinataire
4) La Ligne d’Attention
5) Références ou Objet
6) Salutation
7) Corps
8) Formule de politesse
9) Signature
10) Initiales d’identification
11) Pièces jointes

1) L’En-tête, se compose du nom et l’adresse de l’entreprise, numéro de téléphone, etc. et d’autre information pertinente (forme juridique, n° INSEE ou autre). Il est d'habitude imprimé dans la papeterie de la société. En cas contraire, l’entête devra être dactylographié.

2) La Date, devrait être mise à mi-chemin entre l'en-tête et l'adresse du destinataire. Les abréviations comme : 14/07/2000 doivent être évitées. Si l'en-tête expose le nom de la ville de l'auteur, mettez seulement la date.

3) Nom et adresse du destinataire, écrivez la rue et les numéros, utilisez un trait d'union : 10-12 Avenue. Si le nom d'une rue est un numéro, mettez-le en lettres : 10 Rue du Six Juin. Après, le code postal suivi de la ville, et le pays si on écrit à l’étranger.

4) La Ligne d’Attention : Si l'auteur veut que sa lettre atteigne une personne en particulière de la société, il peut utiliser la ligne d'attention. Attention : M. J. Morris ou Mme. Jung. Elle est située entre l'adresse du destinataire et la salutation.

5) Référence ou Objet : C'est une bonne pratique mentionner le sujet ou objet de la lettre. À cette fin la ligne de référence est utilisée avant la ligne de salutation.

6) Salutation : C’est dactylographiée deux ou trois espaces au-dessus les corps de la lettre. Les formes sont comme suit :

Plus formel : Monsieur le Président/..., (s’adressant aux membres du corps diplomatique, militaire ou naval et éditeur, gouverneur, maire ou un président).
Formel : Monsieur.
Moins formel : Cher M. Smith (non recommandé commercialement).
Amiable : Mon Cher Smith, Cher Charles.

Utilisez Messieurs vous adressant à une société. En France, si l’on tient à l’usage, un homme écrivant à un autre homme, l’appellera « Monsieur » ou « Cher Monsieur » s’il le connaît bien, un homme écrivant à une femme dira seulement « Madame ». Ne jamais employer « Mon cher Monsieur » ou « Cher Monsieur ... » ni « Chère Madame » ou « Chère Madame .... ».

7) Corps.

8) Formule de politesse : Il doit y avoir l'accord entre le ton de la lettre et la formule de politesse.

Les plus courantes : Sentiments (jamais utilisée par les femmes) ou salutations distingué(e)s.

9) Signature : Elle doit être suivie par le nom du signataire et son titre.

10) Initiales d’identification, après les références.

11) Pièces jointes : Il est toujours rédigé en bas de la première page et annoncé par les initiales P.J.

12) Deuxième feuille : Des points de suspension en fin de page, quelques interlignes au-dessous du texte indiquent le passage à la page suivante. Numéroter en haut les pages suivantes.

13) Post-scriptum : Il est toujours rédigé au-dessous de la signature et annoncé par les initiales P.S.


Le style de placement de la lettre

Il y a quatre styles pour le placement de la lettre sur la feuille de papier : style Bloc, style Semi-bloc, style Indenté et style Bloc Extrême.


block style block style block style block style
Bloc Semi Bloc Indenté Bloc Extrême


1) Style Bloc – C'est le style le plus commun dans la correspondance. L'adresse intérieure, la salutation, l'attention et les lignes soumises et les paragraphes du corps sont arrangés en forme de bloc; c'est-à-dire tous sont tapés sur la marge très gauche.

2) Style Semi-Bloc – C'est similaire à la forme bloc, sauf que la première ligne de chaque paragraphe du corps est dentelée 5 à 10 espaces.

3) Style Indenté – Le corps de la lettre est semblable au style de semi-bloc; c'est-à-dire les premières lignes sont dentelées. Chaque ligne de l'adresse du destinataire est dentelée 5 à 10 espaces à droite de la ligne au-dessus de cela. Ce style n’est pas commun.

4) Style Bloc Extrême – Toutes les lignes tapées commencent de la marge gauche, y compris la date et la signature. L'avantage d'utiliser ce format consiste en ce que le dactylo ne doit pas utiliser la touche tabulateur et, ainsi, une économie de temps est obtenue.


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