Bureautique
Word 2003 - Fusion et Publipostage (Mail Merge)

Le principe du publipostage est de créer automatiquement un document personnalisé en utilisant un « fichier type » et en le fusionnant avec des informations inclues dans une « base de données ».

Vous procédez à faire votre lettre ou autre document laissant les espaces pour que l'information de la base des données soit introduite dans la fusion.

Une fois crée votre document, vous continuez à créer votre base des données dans un fichier Excel.

base des données

Il y a donc trois fichiers dans le procès de fusion et publipostage : le fichier principal, votre fichier source et le fichier final.

base des données
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Procédure de la Fusion

Depuis le fichier principal (Word), cliquez sur le menu « Outils » suivi de « Lettres et Publipostage » et « Fusion et Publipostage ».

publipostage1
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Il apparaîtra un petit menu à droite : « Seléction du type de document », dans notre cas « Lettres ».
Cliquant après sur : « Suivante : document de base » (en bas).

publipostage2
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

On nous demande après : « Seléction du document de base », dans notre cas « Utiliser les document actuel » (car ce le document où on va recevoir l'information.
Cliquant après sur : « Suivante : sélection de destinataires » (en bas).

publipostage3
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

On nous demande maintenant : « Seléction de destinataires », dans notre cas « Utilisation d'une liste existante ».
Cliquant après sur : « Parcourir » (au milieu).

publipostage4
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Vous ne touchez pas ces premières options.

publipostage5
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Vous cherchez votre fichier excel dans le dossier où il se trouve et vous cliquez sur « ouvrir ».

publipostage6
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Vous choisisez après l'onglet correspondant à votre tableau de base de données.

publipostage7
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Il apparaîtra une petite fenêtre avec votre tableau. Et vous cliquez sur « OK ».

publipostage8
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Cliquez après sur : « Suivante : écriture de votre lettre » (en bas).

publipostage9
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Cliquez après sur : « Autres elements » (au milieu).

publipostage10
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Il apparaîtra une petite fenêtre avec les champs de votre tableau à introduire sur les espaces laissés dans votre lettre type. Et vous cliquez sur « champs de bases des données ».
Et vous procédez à insérer les champs qui vous intéressent.

publipostage11
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Cliquez après sur : « Suivante : aperçu de vos lettres » (en bas).

publipostage12
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Cliquez après sur : « Suivante : fin de la fusion » (en bas).
Ne quittez pas votre document ni le menu afin de procéder au publipostage.

publipostage13
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Le Publipostage

Après la fusion, dans le même document et même menu, cliquez sur : « Modifier les lettres indiividuelles » (au milieu).

publipostage14
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Il apparaîtra une petite fenêtre : « Fusionner les enregistrements » et vous cliquez sur « Tous ».

publipostage14
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Il apparaîtra un nouveau fichier word avec le même nombre de lettres que des enregistrements. Vous aurez toutes vos lettres à envoyer avec les différents destinataires. Vous enregistrez alors ce nouveau fichier Word afin de conserver une copie des lettre envoyées.

publipostage15
(cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Résumé de commandes

1) Outils
2) Lettres et Publipostage
3) Fusion et Publipostage
4) Lettres -- > Suivante : Document de base
5) Utiliser les document actuel -> Suivante : Sélection de destinataires
6) Utilisation d'une liste existante -> Parcourir
7) Suivante : Ecriture de votre lettre
8) Autres éléments --> Insértion des champs
9) Suivante : Aperçu de vos lettres
10) Suivante : Fin de la fusion
11) Modifier les lettres individuelles
12) Fusionner tous les enregistrements