Ofimática
Word 2003 - Combinación y fusión de correos (Mail Merge)

El principio de la combinación y fusión de correspondencia es crear automáticamente un documento utilizando un « texto fijo » y fusionarlo con la información guardada en un fichero de « base de datos ».

Primero redacta su carta o documento dejando los espacios necesarios para que la información de la base de datos sea introducida en la fusión.

Una vez creado el documento en Word, debe crear su base de datos en un fichero Excel con los datos de los destinatarios ou otra información variable.

base des données

Entonces, se debe tener tres ficheros : del documento principal (conteniendo el texto fijo), de la lista de distribución de correo (la base de datos) y del documento combinado donde se guardará la fusión (archivo de circulares).

base des données
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Proceso de la Fusión

Desde el fichero de su texto fijo en Word, escoja el menú « Herramientas », luego « Cartas y Correspondencia » y « Combinar correspondencia ».

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Aparecerá un menú a la derecha : « Elegir el tipo de documento », escoja « Cartas ».
Luego haga clic sobre : « Siguiente : Seleccione el documento inicial ».

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Después : « Seleccione el documento inicial », escoja « Utilizar el documento actual ».
Luego haga clic sobre : « Siguiente : Seleccione los destinatarios ».

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Después : « Seleccione los destinatarios », escoja « Utilizar una lista existente ».
Luego haga clic sobre : « Examinar » para elegir la carpeta de contactos.

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No toque las primeras opciones.

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Busque el fichero Excel donde se encuentre la lista de datos y elija « abrir ».

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Entonces, escoja la pestaña de la base de datos.

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Y cuando aparezca la ventana de diálogo, haga clic sobre « OK ».

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Luego haga clic sobre : « Siguiente : Escriba la carta » donde puede escribirla si es que no lo ha hecho ya.

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Luego haga clic sobre : « Más elementos ».

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Y cuando aparezca la ventana de diálogo, se posiciona el cursor donde se desea que aparezcan los campos de combinación. A continuación haga clic sobre « campos de la base de datos » para proceder a añadir los campos necesarios.

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Luego haga clic sobre : « Siguiente : Vista previa de las cartas ».

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Luego haga clic sobre : « Siguiente: Complete la fusión ».
No cierre su documento ni deje el menú para proceder a editar la fusión.

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Edición de la fusión

Después de la fusión, en el mismo documento y menú, haga clic sobre : « Editar cartas individuales ».

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Y cuando aparezca la ventana de diálogo : « Fusionar los registros » haga clic sobre « Todos ».

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Luego aparecerá en un nuevo fichero Word el mismo número de cartas que de registros. Ud. tendrá entonces todas las cartas a enviar con los diferentes destinatarios, fichero que deberá grabar para poder conservar una copia de las cartas enviadas.

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Resumen de comandos

1) Herramientas
2) Cartas y correspondencia
3) Combinar correspondencia
4) Cartas -- > Siguiente : Seleccione el documento inicial
5) Utilizar el documento actual -> Siguiente : Seleccione los destinatarios
6) Utilizar una lista existente -> Examinar
7) Siguiente : Escriba la carta
8) Más elementos --> añadir los campos
9) Siguiente : Vista previa de las cartas
10) Siguiente: Complete la fusión
11) Editar cartas individuales
12) Fusionar los registros